Norsk Arkivråd gjer årleg stas på eit arkiv blant sine 1 100 arkivmedlemer som har utmerka seg. I år blei sju nominert, men det er seksjon for arkiv og dokumenthandtering i Vestfold og Telemark fylkeskommune som er kåra som vinnar. I tillegg til heiderleg omtale og skryt, vankar det eit kunstverk.
«Juryen synes det er svært imponerende av Vestfold og Telemark fylkeskommune at de har hatt slik fokus på å tenke nytt ved rekruttering for å tilstrebe å oppnå målet om automatisert arkivering direkte til systemet, i tillegg til at de deler sin kunnskap med andre fylkeskommuner som også har tatt i bruk VIS, og som etterspør den egenutviklede robotteknologien. »
- Frå juryens vurdering
– For oss er dette ei stor anerkjenning for arbeidet vi har gjort. Og jobben har vi ikkje gjort aleine! Vi har samhandla godt med IT og Teknologi og digitalisering, men også med mange andre fagavdelingar. Eg vil spesielt trekke fram Opplæring og folkehelse, fortel Vanja Valjord Christensen stolt. Ho er seksjonsleiar for Arkiv og dokumenthandtering.
Krevjande samanslåing
– Fylkessamanslåinga gjorde at vi enda opp med 20 prosent mindre bemanning. Samtidig fekk vi fleire oppgåver, blant anna fordi Statens vegvesen blei ein del av fylkeskommunen. Stort etterslep og mykje kritikk kom fort, fortel seksjonsleiaren. Løysinga blei å ta eit utradisjonelt val i arkivsamanheng.
- Vi rekrutterte kompetanse på programmering, koding, prosess- og prosjektleiing i staden for arkivfagleg kompetanse. Å sette saman ny kompetanse, med kompetansen til arkivarane våre, har vore svært vellykka. Men det har kravd kontinuerleg forbetring av arbeidsprosessar, mykje rettleiing og stor omstillingsvilje frå dei tilsette, seier ho.
- Prisen Årets arkiv er derfor ei anerkjenning av at vi har tenkt rett og gjort kloke val når vi har stått i dilemma og utfordringar, konstaterer ho.
Tre timar i staden for 40 dagar
Ei løysinga på etterslepet blei altså at dei nytilsette utviklarane laga robotar som automatiserte arkivering av standardiserte papirdokument og digitale skjema. Robotane brukar tre timar på å arkivere papirdokument som ein arkivar ville brukt 40 dagar på.
– Programmering og koding for automatisk arkivering hadde ikkje vore vellukka utan gode arkivfaglege vurderingar frå arkivarane, understrekar seksjonsleiaren. Ho rosar dei tilsette som har vore med på omstillinga, som har delt kunnskap med utviklingsteamet, og som har vore positive heile tida.
Pris for nye løysingar
– Nominasjonen til Årets arkiv kom frå ei av våre eigne, men prisen får vi for å ha funne løysingar som tok oss ut av ein særs dårleg situasjon. Første halvår etter samanslåinga hadde vi tre månaders etterslep på journalføring, mens første halvår i år hadde vi arkivert 27 prosent meir enn på same tid i 2019.
I tillegg til automatisering, har seksjonen jobba jamt og trutt med rutinar, opplæring og utvikling av gode digitale rettleiingar. Vi har også sett potensiale i forbetring av arbeidsprosessar saman med brukarane. Slik blir god dokumentfangst og arkivering sikra i heile organisasjonen – og ikkje minst for framtida.
Rekordrask skuleløysing
Visma InSchool, VIS, er eit system som skal digitalisere skulekvardagen for elevar, lærar og skuleleiinga. Vedtaket om at dette skulle på plass før skulestart i haust var fatta, men dei tekniske løysingane for arkivering var ikkje på plass.
– Også her tenkte vi utradisjonelt og tverrfagleg. På forsommaren danna vi ei gruppe med folk frå arkiv, utviklarar, IT, sakshandsamarar frå dei vidaregåande skulane og folk frå prosjektgruppa til VIS. Ei løysing blei utvikla på rekordtid og var på plass ti dagar etter skulestart. Løysinga automatiserer journalføringa frå VIS til vårt saks- og arkivsystem ved hjelp av robotteknologi, forklarar Valjord Christensen
Modell for andre
Den nyutvikla løysinga blei raskt etterspurt av andre fylkeskommunar.
«Dette medvirker til at flere får kunnskap om denne nytenkende løsningen og forsterker Vestfold og Telemark fylkeskommune som verdig kandidat til årets arkiv»
Frå juryens vurdering
– Det er meiningsfullt å kunne dele gode idear og løysingar med andre, seier ho.
I dag, 7. desember, er ho hos Norsk Arkivråd i Oslo for å for å ta imot prisen Årets arkiv på vegne av Vestfold og Telemark fylkeskommune.
Fleire utfordringar
Seksjonen fortset sitt gode arbeid, for nå førebur dei seg på Arkiv 2025. Det er ei satsing frå Arkivverket som seier at ingen leiarar og sakshandsamarar skal arkivere sjølve i 2025. Vestfold og Telemark fylkeskommune bygger vidare på dei gode resultata med dokumentfangst.
- Arkivverket har lagt merke til arbeidet, og har laga ei eiga informasjonsside om oss på sine sider. Det er vi stolte av, seier leiaren for arkiv og dokumenthandtering.