Elever i videregående opplæring

Her kan du lese om hvordan fylkeskommunen, PP-tjenesten og Oppfølgingstjenesten behandler personopplysningene dine når du søker om og får tilbud om videregående opplæring.
Hva samles inn og hvem bruker det?

Vi samler inn opplysningene du gir når du søker om opplæring via www.vigo.no. Opplysningene overføres til fylkeskommunens inntakskontor for behandling av søknaden, og blir tilgjengelige for skolen eller bedriften der du skal få opplæring.

Informasjon som lagres for alle:

Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, foresatte og annen informasjon som er nødvendig for gjennomføring av opplæringen. Karakterene dine blir hentet fra skolen du har gått på.

Når du begynner på en videregående skole, blir det også tatt bilde. Bilder av deg kan kun brukes hvis du gir samtykke til det. Samtykket kan også trekkes tilbake, om du ønsker det.

Informasjon som i tillegg lagres for lærlinger og lærekandidater:

Lærekontrakter, CV-er, attester, dokumentasjon om hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagbrev, fagprøver og tilhørighet til bedrifter.

Sensitiv informasjon

Legeerklæringer, utredninger og annen informasjon om personlige forhold hentes også ved behov fra skolene, pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT), oppfølgingstjenesten (OT), fastlege, helsetjeneste, barnevern og spesialisttjeneste.

PPT og OT samler kun inn sensitive opplysninger etter at du har gitt samtykke skriftlig eller via våre digitale løsninger. Personopplysninger av sensitiv art lagres i egne systemer med utvidet sikkerhet. Tilgang til informasjon om enkeltpersoner er basert på tjenstlig behov.

Enkelte opplysninger vil bli overført til flere av fylkeskommunens IT-systemer for å følge opplæringen. Det kan være skoleadministrativt system, digital læringsplattform (Fronter) og lignende.

Utlevering av data til tredjepart

Fylkeskommunen rapporterer data om videregående opplæring til sentrale myndigheter. I løpet av opplæringen og etter avsluttet opplæring overføres derfor informasjon til en rekke register, blant annet PAS/PGS (gjennomføring av eksamen), Statens Lånekasse for utdanning, Statistisk Sentralbyrå og Nasjonal vitnemålsdatabase. Vi utleverer kun opplysninger til tredjepart når vi har en lovbestemt plikt til det.

Oppfølgingstjenesten sender også eventuell handlingsplan til NAV etter samtykke fra deg.

Lagring og sletting

Hvor lenge vi har lov til å lagre opplysninger om deg er avhengig av hva som er formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige ifølge arkivloven. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv.

Hvordan lagres informasjonen?

Fylkeskommunen benytter Public360 som saksbehandlings- og arkivsystem. Når du søker videregående opplæring opprettes en egen «elev-mappe» for deg i systemet. Elevdokumenter fra andre systemer vil automatisk lagres i denne mappen i Public360. Dokumenter med helseopplysninger arkiveres med et ekstra sikkerhetsnivå. Tilgang til elevmappene er begrenset til personer med tjenstlig behov, og det kreves ekstra verifisering utover ordinær innlogging. Eksempler på dokumentasjon som lagres her er enkeltvedtak, helseopplysninger, søknader, varselbrev og vitnemål.

Hva blir lagret og hvorfor?

Etter endt opplæring er vi ansvarlig for å oppbevare opplysninger om fag, karakterer, fravær og lignende i forbindelse med dokumentasjon, for eksempel vitnemål, fag-/svennebrev og kompetansebevis.

Disse opplysningene er nødvendig å oppbevare fordi fylkeskommunen skal kunne skrive ut ny dokumentasjon dersom du som tidligere elev, lærling, lærekandidat eller privatist har mistet eller på annen måte tapt tidligere utskrevet dokumentasjon (forskrift til opplæringsloven, § 3-38).

Informasjon om tidligere kompetanse i videregående opplæring er også nødvendig å bevare fordi fylkeskommunen skal avklare rett og eventuelt gi videregående opplæring, uavhengig av søkers alder (opplæringslova kapittel 3 og 4A).

I tillegg skal fylkeskommunen ifølge forvaltningsloven ta vare på opplysninger som er relevante i en eventuell klagesak, også etter at klagefristen er utløpt.

Ansvar

Vestfold og Telemark fylkeskommune ved direktør for opplæring og folkehelse har det daglige behandlingsansvaret og er ansvarlig for at personopplysningene behandles på en lovlig måte.

Våre systemer for innhenting og oppbevaring av personopplysninger

System:

  1. Formål
  2. Lovgrunnlag
  3. Personopplysninger
  4. Sikkerhet
  5. Sletterutiner

Vigo.no:

  1. Benyttes for å søke skoleplass og læreplass.
  2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.
  3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, lærekontrakter.
  4. Brukere logger inn med to-faktor pålogging.
  5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo opplæring:

  1. Benyttes for å gi skoleplass og læreplass, samt best mulig opplæring
  2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.
  3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, klasse, lærekontrakter, hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagprøver, tilhørighet til bedrifter, tilhørighet til prøvenemnder.
  4. Tjenesten er kun tilgjengelig for personer som trenger det i jobben sin. Krever to-faktor pålogging.
  5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo Bedrift:

  1. Gir bedrifter og opplæringskontorer informasjon om søkere til læreplass, samt oversikt over kontrakter og prøver i egen bedrift.
  2. Opplæringsloven § 3-1, 4 og 4a-3, samt forskrift til opplæringsloven § 6 og 6A.
  3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fravær, utdanningsløp, lærekontrakter, hevinger og avbrudd av lærekontrakter, fagprøver, lærebedrifter, faglig ledere.
  4. Tjenesten er kun tilgjengelig for personer som trenger det i jobben sin. Krever to-faktor pålogging.
  5. Avhenger av formålet med at opplysningene ble registrert og om de er arkivpliktige.

Vigo OT:

  1. Benyttes til å registrere aktiviteten til ungdom mellom 16 og 21 år som har rett til videregående opplæring, men som ikke er i opplæring. Loggføring av samtaler og veiledning.
  2. Opplæringslovens § 3-6 og forskrift til opplæringsloven kapittel 13.
  3. Navn, fødselsnummer, adresse, helseopplysninger og skoleopplysninger som eleven selv gir.
  4. Tjenesten er kun tilgjengelig for ansatte i OT. Krever to-faktor pålogging.
  5. Alt er arkivverdig og må oppbevares for ettertiden

Vigo Voksen og web fagkonsulent:

  1. Benyttes for å søke videregående opplæring, realkompetansevurdering og veiledning for voksne.
  2. Benyttes også for å registrere veiledning, realkompetansevurdering, opplæring og karakterer.
  3. Opplæringsloven § 4a-3 og 3-1 10. ledd, samt forskrift til opplæringsloven § 6-45 til §6-49.
  4. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, utdanningsløp, praksis, sertifikater, annen erfaring og oppholdstillatelse. Tilbud kurs, start utdanning, avbrudd, fullført/ikke bestått, fullført del av løp, bestått sluttkompetanse.
  5. Brukere logger inn med to-faktor pålogging.
  6. Det som registreres i Vigo voksen slettes ikke da det er arkivverdig.

Fronter:

  1. Benyttes til føring av fravær, karakterer, innleveringer og e-post/SMS-kommunikasjon med elev/foresatte.
  2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.
  3. Navn, adresse, og øvrige personalia, vurderinger, karakterer, fravær, anmerkninger, fagkoder, fagstoff, innleveringer og prøver.
  4. Lærerne logger inn med to-faktor pålogging. Elevene har standard pålogging.
  5. Brukerne blir deaktivert 15. juli. Fjorårets rom, innhold og deaktiverte brukere slettes i løpet av september.

Office 365:

  1. Brukes til innleveringer, underveisvurderinger, prosessarbeid, skylagring og samhandling (e-post, gruppe/chat/delingsportal), kommunikasjon elev/lærer/administrasjon.
  2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.
  3. Det den enkelte selv skriver inn.
  4. Brukeridentifisering.
  5. Brukerne blir automatisk deaktivert/slettet ved endt skolegang/avsluttet arbeidsforhold og styres av kildesystemene Extens/Visma InSchool (Kildesystem – elev) og Visma HRM (Kildesystem – ansatt)

Visma InSchool, Extens og GP-untis:

  1. Benyttes til føring av fravær, karakterer, anmerkninger, underveis- og sluttvurdering, SMS-kommunikasjon med elev/foresatte.
  2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, og § 3-39.
  3. Navn, adresse, og øvrige personalia, vurderinger, karakterer, fravær, anmerkninger, fagkoder, fagstoff, innleveringer og prøver.
  4. Det er ulike tilganger for lærerne, skolelederen og skoleeier. Krever to-faktor pålogging.
  5. Opplysningene som oppbevares er arkivpliktige og kan ikke slettes. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv.

Feide:

  1. Feide er den nasjonale løsningen for sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning. Med Feide får brukerne en trygg og riktig tilgang til en rekke digitale tjenester med ett brukernavn og passord.
  2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-1, § 3-47 mm.
  3. Navn, adresse, og øvrige personalia, skole/virksomhets-tilknytning, annen skole/organisasjons-informasjon, samtykke og hvilke tjenester man kan logge på. All informasjon kan leses her: www.feide.no/innsyn
  4. Lærerne logger inn på tjenestene som er tilknyttet Feide med to-faktor pålogging. Elevene har standard pålogging.
    Elever som ikke lenger har tilhørighet i Vestfold og Telemark fylkeskommune blir slettet fra Feidekatalogen første uken i august hvert år.

HK-data:

  1. Saksbehandlings- og journalføringssystem for PP-tjenesten
  2. Kapittel 5 i opplæringsloven, spesifisert i § 5-3.
  3. Navn, fødselsnummer, adresse, helseopplysninger, skoleopplysninger og utfordringer, foresatte og mulige opplysninger fra barnevernet. Krever samtykke fra elev eller verge.
  4. Tjenesten er kun tilgjengelig for ansatte i PP-tjenesten. Krever to-faktor pålogging.
  5. Alt er arkivverdig og må oppbevares for ettertiden.

PrivatistWeb:

  1. Benyttes av privatister når de melder seg opp til eksamen.
  2. Opplæringsloven § 3-4 og forskrift til opplæringsloven § 3-27 og § 3-47 og § 3-27 Og § 3-10.
  3. Navn, fødselsnummer, adresse, karakterer, fag, eksamensdag.
  4. Brukere logger inn fødselsnummer og passord og betaler oppmeldingen ved sikker betaling.
  5. Opplysninger om privatist-oppmelding, resultat m.m. er arkivpliktige og kan ikke slettes.
  6. Arkivpliktige opplysninger blir lagret på ubestemt tid i fylkeskommunens arkiv. Karakterene lagres i skoleadministrativt system.

PAS (Prøveadministrasjon-system), PGSA (Prøvegjennomføring-system) - Driftes av utdanningsdirektoratet (www.udir.no):

  1. Benyttes til gjennomføring av sentralgitte og lokalgitte skriftlige prøver og eksamener.
  2. Forskrift til opplæringsloven § 3-27.
  3. Kandidatnummer benyttes ved innlogging. Grunndata med navn m.m. sendes fra skoleadministrativt system til PAS.
  4. Eksamensadministratorer har to-faktor pålogging. Eksamenskandidater logger inn ved bruk av kandidatnummer og passord.
  5. Opplysningene behandles sentralt av Utdanningsdirektoratet. Karakterer hentes av det skoleadministrative systemet fra PAS.

MinElev:

  1. Utsendelse av brev m.m. til elev og foresatt.
  2. Opplæringsloven § 3-1 og forskrift til opplæringsloven § 3-7, § 3-11, § 6-23.
  3. Personopplysninger og lærerinformasjon hentes fra de andre fylkeskommunale systemene. I tillegg dokumenteres forhold som kommer opp i samtale med elev og som har betydning for tilrettelegging av opplæringen. Før dokumentasjon arkiveres gjøres det oppslag i Det norske folkeregister og Kontakt- og reservasjonsregister for å kvalitetssikre riktige personopplysninger.
  4. Tilgangskontroll gjennom skoleadministrative systemer. Lærer har kun tilgang til elever som han/hun underviser. To-faktor pålogging via Feide. For MinElev elevmappe er det kun anledning til å logge seg på når lærer er tilkoblet fylkeskommunens nettverk.
  5. Opplysningene arkiveres ikke i MinElev, men i fylkeskommunens sak- og arkivsystem. På den måten blir MinElev kun et visningsvindu av informasjon som kan settes sammen for å produsere dokumenter.

Se også

Publisert: 20.10.2019 Oppdatert: 07.01.2020